Bắt đầu từ một xưởng nhỏ chỉ 300m² và 4 nhân sự, công ty đã nhanh chóng mở rộng và phát triển thành một trong những đơn vị hàng đầu trong ngành gia công cơ khí chính xác tại Việt Nam.

• Năm 2012: Thành lập và khai trương nhà máy đầu tiên tại TP.HCM với 2 máy CNC và 4 nhân sự.
• Năm 2014: Mở rộng nhà máy số 2 tại Đồng Nai, với diện tích 200m², và thêm các máy móc tiện, phay CNC.
• Năm 2015: Chuyển trụ sở chính về 35/19/15 Phan Văn Hớn, Quận 12, TP.HCM với diện tích 1.000m² và 15 máy CNC.
• Năm 2019: Mở thêm nhà máy số 3 tại Củ Chi, TP.HCM với diện tích 2.000m² và hệ thống máy móc tiên tiến, giúp công ty nâng cao năng lực sản xuất và chất lượng sản phẩm.

1. Triển khai mô hình tổng thể nâng cao năng suất tại công ty Việt Nhật Tân

Công ty Việt Nhật Tân đặt mục tiêu trở thành đối tác chiến lược của các công ty lớn trong và ngoài nước trong lĩnh vực gia công cơ khí chính xác. Mục tiêu lâu dài của công ty là xây dựng một nền tảng sản xuất thông minh, tự động hóa hoàn toàn các quy trình sản xuất và quản lý, mang lại sản phẩm chất lượng cao nhất với chi phí tối ưu.

Với phương châm “Chất lượng sản phẩm luôn được đặt lên hàng đầu”, công ty áp dụng quy trình kiểm tra nghiêm ngặt từ khâu đầu vào cho đến sản phẩm hoàn thiện. Hệ thống quản lý chất lượng của công ty được chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và ISO 9001:2015, đảm bảo mọi sản phẩm đạt yêu cầu của khách hàng. Bên cạnh đó công ty đã trang bị các thiết bị máy móc hiện đại phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng một cách toàn diện như Máy đo tọa độ CMM, máy đo 2D, máy mài phẳng các thiết bị đo tiên tiến giúp kiểm tra chính xác từng chi tiết sản phẩm. Mỗi sản phẩm trước khi xuất xưởng đều trải qua các bước kiểm tra kỹ lưỡng, bao gồm đo kích thước, độ sai số và kiểm tra chức năng.

Việt Nhật Tân luôn đầu tư mạnh mẽ vào công nghệ để nâng cao hiệu quả sản xuất và giảm thiểu lãng phí. Công ty đã áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất trong ngành, bao gồm máy CNC 5 trục, máy cắt dây EDM, hệ thống tự động hóa giúp giảm chi phí và tăng năng suất. Hệ thống LEAN-ERP: Việt Nhật Tân triển khai hệ thống quản lý LEAN-ERP từ năm 2016, giúp đồng bộ hóa quy trình sản xuất và quản lý toàn bộ dữ liệu trong doanh nghiệp. Hệ thống này không chỉ giúp công ty giảm thiểu thời gian chờ đợi mà còn cải thiện độ chính xác trong mọi công đoạn sản xuất.

Triển khai hoạt động cải tiến năng suất và chất lượng năm 2024-2025, Công ty đã đăng ký tham gia chương trình nâng cao năng suất và chất lượng tổng thể trong khuôn khổ đề tài “Hoàn thiện, nhân rộng áp dụng mô hình cải tiến năng suất và quản lý chất lượng tổng thể cho các doanh nghiệp ngành công nghiệp” do Bộ Công thương giao Viện Năng suất Việt Nam triển khai thực hiện.

Tham gia dự án là dịp để Công ty hoàn thiện hệ thống quản lý cải tiến năng suất và chất lượng. Cụ thể:

1- Xây dựng nền tảng quản lý toàn diện và đồng bộ

• Chuẩn hóa và đồng bộ toàn bộ hệ thống quản lý từ chiến lược đến vận hành.
• Thiết lập mối liên kết chặt chẽ giữa mục tiêu năng suất – chất lượng với các kế hoạch sản xuất, kinh doanh.

2- Tích hợp các công cụ và phương pháp cải tiến

Tích hợp hệ thống quản lý chất lượng ISO9001 và các công cụ cải tiến năng suất và chất lượng đã áp dụng như 5S-Kaizen, Lean, đồng thời kiểm soát lãng phí, nâng cao hiệu quả vận hành và cải tiến liên tục.

3- Số hóa và tự động hóa quy trình quản lý

Đẩy mạnh số hóa chuỗi giá trị từ quản lý đơn hàng, sản xuất, kiểm tra chất lượng, kho vận đến dịch vụ khách hàng.

4- Xây dựng văn hóa năng suất và chất lượng

• Nhấn mạnh yếu tố con người, giúp xây dựng văn hóa làm việc hướng tới năng suất và chất lượng cao.
• Đào tạo nhân viên ở mọi cấp độ về tư duy cải tiến, giải quyết vấn đề, và vận hành theo quy trình chuẩn.
• Khuyến khích mọi thành viên tham gia vào các hoạt động cải tiến như QCC, đề xuất cải tiến, thi đua 5S…

1. Số hóa trong khâu báo giá - Giải pháp tăng 200% năng suất làm việc

Một trong những dự án tiêu biểu của dự án TPI tại Công ty là quá trình số hóa quy trình báo giá cho khách hàng. Việc cần số hóa quy trình báo giá cho khách hàng tại Công ty Việt Nhật Tân xuất phát từ nhiều lý do thiết thực, cụ thể như sau:

- Đòi hỏi tăng tốc độ phản hồi cho khách hàng: Quy trình báo giá thủ công thường mất vài ngày, do phải trao đổi thông tin giữa các bộ phận (kế hoạch, kỹ thuật, vật tư, sản xuất).

- Giảm sai sót và tăng độ chính xác: Khi báo giá thủ công, dễ xảy ra lỗi nhập liệu, sai thông số kỹ thuật, nhầm lẫn đơn giá hoặc thiếu cập nhật giá vật tư.

Các bước phân tích quá trình và yêu cầu đối với số hóa đối với quy trình báo giá:

1. Tiếp nhận yêu cầu báo giá: Khi khách hàng gửi yêu cầu báo giá, thông tin sẽ được nhập vào hệ thống quản lý qua phần mềm.
2. Tính toán tự động cho hệ thống: Phần mềm sẽ tự động tính toán chi phí sản xuất, vật liệu, nhân công và thời gian giao hàng dựa trên yêu cầu của khách hàng, các thông tin như bản vẽ, yêu cầu chủng loại kỹ thuật
3. Xác định các thông tin cần gửi báo giá cho khách hàng: Sau khi tính toán xong, báo giá được tự động gửi đến khách hàng qua email hoặc hệ thống thông báo của công ty.
4. Xây dựng các yêu cầu lưu trữ và theo dõi, đánh giá và phân tích: Mọi báo giá được lưu trữ trong hệ thống và có thể dễ dàng truy cập để theo dõi, điều chỉnh hoặc báo cáo khi cần thiết

Lãnh đạo và các cán bộ chủ chốt của công ty cùng các chuyên gia Viện Năng suất Việt Nam thảo luận các giải pháp

Sau khi thảo luận với các chuyên gia kỹ thuật của công ty,  nhóm nghiên cứu đã đưa ra quy trình xây dựng báo giá tự động như sau:

1- Tiếp Nhận Yêu Cầu Báo Giá

Bước 1: Khách hàng gửi yêu cầu báo giá

• Kênh tiếp nhận yêu cầu:
  • Email
  • Form trên website
  • Hệ thống CRM (Customer Relationship Management)
  • Ứng dụng giao tiếp trực tuyến của công ty (chatbots, WhatsApp, v.v.)

Bước 2: Tự động tiếp nhận thông tin và nhập vào hệ thống

• Hệ thống tiếp nhận: Hệ thống phần mềm tự động nhận yêu cầu và chuyển thông tin vào hệ thống quản lý dữ liệu.
• Các thông tin cần thu thập: Mô tả sản phẩm, số lượng, yêu cầu đặc biệt, thời gian giao hàng, yêu cầu kỹ thuật, thông tin liên hệ của khách hàng.

Bước 3: Phân loại yêu cầu báo giá

• Hệ thống tự động phân loại yêu cầu theo sản phẩm, loại khách hàng (khách hàng tiềm năng, khách hàng thân thiết), và mức độ ưu tiên.
• Phân loại theo các tiêu chí: sản phẩm, khu vực giao hàng, hoặc yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.

2- Tính toán tự động

Bước 1: Tính toán chi phí sản xuất và nguyên vật liệu

• Hệ thống tự động tính toán: Dựa trên yêu cầu sản phẩm và các thông số kỹ thuật (kích thước, chất liệu, v.v.), hệ thống sẽ truy xuất bảng giá nguyên vật liệu từ cơ sở dữ liệu và tính toán chi phí vật liệu.

Bước 2: Tính toán chi phí nhân công

• Hệ thống tính toán chi phí nhân công: Hệ thống sẽ sử dụng dữ liệu về số giờ lao động cần thiết để gia công sản phẩm (theo từng loại công đoạn) và nhân với mức lương hoặc chi phí lao động.

Bước 3: Tính toán thời gian giao hàng

• Hệ thống tính toán thời gian giao hàng: Dựa trên khối lượng công việc, công suất sản xuất và yêu cầu của khách hàng, hệ thống sẽ dự báo thời gian giao hàng dựa trên các yếu tố như lịch sản xuất, độ ưu tiên của khách hàng, và tình trạng tồn kho.

Bước 4: Tổng hợp và tạo báo giá

• Báo giá chi tiết: Tất cả các chi phí (vật liệu, nhân công, vận chuyển, chi phí khác) được tổng hợp và phần mềm sẽ tạo ra báo giá hoàn chỉnh cho khách hàng.

3- Gửi báo giá cho khách hàng

Bước 1: Kiểm tra và phê duyệt báo giá (nếu cần)

• Quy trình phê duyệt: Trường hợp cần sự phê duyệt của quản lý, báo giá sẽ được gửi đến bộ phận quản lý hoặc bộ phận cấp trên để duyệt. Hệ thống có thể gửi thông báo nhắc nhở.
• Quy trình phê duyệt tự động hoặc qua email thông báo.

Bước 2: Gửi báo giá đến khách hàng

• Gửi qua các kênh: Sau khi được phê duyệt (nếu cần), hệ thống tự động gửi báo giá qua email, tin nhắn hoặc thông qua hệ thống quản lý khách hàng (CRM) của công ty. Báo giá được cá nhân hóa theo yêu cầu của khách hàng (chiết khấu, ưu đãi đặc biệt, điều khoản thanh toán, v.v.).

Bước 3: Theo dõi phản hồi khách hàng

• Nhắc nhở tự động: Nếu khách hàng không phản hồi sau một thời gian nhất định, hệ thống sẽ tự động gửi email nhắc nhở hoặc thông báo để bộ phận chăm sóc khách hàng liên hệ lại.

4- Lưu trữ và theo dõi

Bước 1: Lưu trữ báo giá

• Lưu trữ tự động: Mọi báo giá đều được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống lưu trữ đám mây (cloud), giúp việc truy xuất và quản lý thông tin được thực hiện dễ dàng.
• Mỗi báo giá được gắn thẻ theo số thứ tự, mã khách hàng, trạng thái của báo giá (được chấp nhận, đã từ chối, chưa phản hồi, v.v.).

Bước 2: Theo dõi tiến trình báo giá

• Hệ thống theo dõi: Hệ thống có thể theo dõi tiến trình của từng yêu cầu báo giá, từ khi gửi báo giá đến khi có phản hồi từ khách hàng, giúp người quản lý và nhân viên bán hàng dễ dàng nắm bắt tình hình.

Bước 3: Cập nhật và điều chỉnh báo giá (nếu cần)

• Cập nhật báo giá tự động: Nếu có sự thay đổi về giá nguyên vật liệu, chính sách của công ty hoặc yêu cầu từ khách hàng, hệ thống có thể tự động cập nhật và tạo báo giá mới. Báo giá sửa đổi sẽ được gửi lại cho khách hàng.

Bước 4: Báo cáo và phân tích

• Báo cáo phân tích hiệu suất: Các báo cáo tự động được hệ thống tạo ra để đánh giá hiệu quả của quy trình báo giá, bao gồm thời gian xử lý, tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang hợp đồng, và các yếu tố khác ảnh hưởng đến báo giá.

Kết quả:

- Rút ngắn thời gian phản hồi: Khi số hóa, thời gian báo giá rút xuống chỉ còn vài phút đến vài giờ, giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng, đặc biệt với các đối tác nước ngoài yêu cầu tốc độ và độ chính xác cao.

- Tăng độ chính xác: hệ thống báo giá tự động trích xuất dữ liệu trực tiếp từ kho dữ liệu (giá vật tư, đơn giá gia công, nhân công, lịch sản xuất…), tự động tính toán chi phí và thời gian giao hàng chuẩn xác.

- Tăng năng suất làm việc của nhân viên lên đến 200%: Với phần mềm quản lý báo giá tự động, quy trình báo giá trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Các nhân viên không còn phải nhập liệu thủ công hoặc chờ đợi các bộ phận khác cung cấp thông tin. Hệ thống có thể tự động tính toán chi phí, cập nhật dữ liệu và gửi báo giá cho khách hàng. Thời gian tiết kiệm được có thể tập trung vào các công việc giá trị cao hơn như chăm sóc khách hàng, tìm kiếm đơn hàng, hoặc cải tiến quy trình.

- Khả năng thích ứng nhanh với biến động thị trường: khi giá nguyên vật liệu biến động, hệ thống tự động cập nhật và tính toán lại báo giá tức thời, giúp công ty nhanh chóng phản ứng với các thay đổi về chi phí, nhu cầu khách hàng hoặc tình trạng sản xuất.

- Quản lý và lưu trữ dữ liệu báo giá thông minh: Tất cả báo giá được lưu trữ tập trung, dễ dàng tìm kiếm, truy xuất, so sánh hoặc tái sử dụng, giúp theo dõi trạng thái từng báo giá (chấp nhận, từ chối, đang xử lý…) đồng thời hỗ trợ xây dựng báo cáo phân tích, đánh giá tỷ lệ chuyển đổi từ báo giá sang đơn hàng, tăng hiệu quả của từng nhân viên hoặc nhóm bán hàng. Số hóa giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu báo giá một cách hiệu quả, giúp theo dõi các biến động trong thị trường, thay đổi về giá thành, hay phản hồi từ khách hàng. Thông qua báo cáo chi tiết, doanh nghiệp có thể phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến giá thành và tối ưu hóa chiến lược giá bán.

- Đáp ứng chiến lược phát triển doanh nghiệp số và sản xuất thông minh: Công ty đang định hướng chuyển đổi từ mô hình xưởng gia công truyền thống sang doanh nghiệp sản xuất thông minh, số hóa báo giá là một mắt xích trong chuỗi số hóa tổng thể: quản lý đơn hàng – sản xuất – kho vận – giao hàng – chăm sóc khách hàng.

4. Kết quả tổng thể của dự án

Việc áp dụng các mô hình cải tiến năng suất như TPI (Total Productivity Improvement) đã trở thành một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động. Công ty Việt Nhật Tân, một trong những doanh nghiệp chuyên gia công cơ khí chính xác, đã áp dụng mô hình TPI do Viện Năng suất Việt Nam triển khai để cải thiện quy trình sản xuất, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc, trong đó có việc số hóa quy trình báo giá. Quy trình này không chỉ giúp tăng năng suất lao động mà còn đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về sự nhanh chóng, chính xác và minh bạch.

Nhờ triển khai mô hình TPI (Total Productivity Improvement), công ty đã đồng bộ hóa và tối ưu hóa toàn bộ chuỗi giá trị. Năng suất lao động tăng bình quân 15-20%, nhờ loại bỏ lãng phí, rút ngắn thời gian dừng máy, và tối ưu lịch trình sản xuất. Áp dụng kiểm soát chất lượng tại nguồn, giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm xuống dưới 0,5%, đảm bảo tiêu chuẩn cho các khách hàng Nhật, Mỹ và châu Âu. Tăng tốc độ xử lý đơn hàng, đảm bảo tỷ lệ giao hàng đúng hạn đạt trên 98%. Dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn nhờ tích hợp CRM, chatbot, và hệ thống nhắc nhở tự động.

Xây dựng thành công văn hóa năng suất và cải tiến liên tục, với các hoạt động 5S, Kaizen, QCC, KPI diễn ra thường xuyên. Nhân viên được đào tạo bài bản, nâng cao tay nghề và kỹ năng số, giúp thích ứng với môi trường làm việc số hóa. Đội ngũ quản lý chủ động áp dụng công cụ KPI – BSC, giúp giám sát và thúc đẩy hiệu suất mọi bộ phận.

Con người là tài sản quý giá nhất tại Việt Nhật Tân. Trong quá trình áp dụng mô hình TPI, Công ty chú trọng vào việc đào tạo và phát triển nhân sự, không chỉ ở kỹ năng chuyên môn mà còn về thái độ làm việc và khả năng sáng tạo trong công việc.

Việt Nhật Tân luôn xem khách hàng là trọng tâm trong mọi hoạt động sản xuất và kinh doanh. Công ty đã xây dựng một mối quan hệ đối tác bền vững với khách hàng, đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng, giá cả hợp lý và thời gian giao hàng đúng hẹn. Công ty cung cấp dịch vụ cho các khách hàng lớn trong và ngoài nước, như các tập đoàn Nhật Bản, Mỹ và châu Âu. Mỗi khách hàng sẽ có một nhóm chuyên trách để hỗ trợ về kỹ thuật, báo giá và xử lý các vấn đề phát sinh.

Việt Nhật Tân đã có bước chuyển mạnh, từ một doanh nghiệp gia công truyền thống sang mô hình ứng dụng công nghệ số, quản trị hiện đại, năng suất cao và chất lượng vượt trội.

Việc áp dụng mô hình nâng cao năng suất tổng thể (TPI) đã giúp Việt Nhật Tân không chỉ tối ưu hóa hoạt động sản xuất – kinh doanh mà còn xây dựng được một hệ thống quản lý năng suất và chất lượng vững mạnh, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững và nâng cao vị thế trong ngành công nghiệp cơ khí chính xác.